กรณีที่ 1
กรณีที่ 1 : โรงเรียนได้รับอนุมัติเงินงวดได้ทัน ก่อนวันเปิดภาคเรียน
สามารถดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างผ่านระบบ e-GP ได้เลย
- จัดทำเอกสาร TOR (เต็มรูปแบบ 10 หัวข้อ)
- จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง จนประกาศผู้ชนะการเสนอราคา
- ลงนามในสัญญา/ใบสั่งซื้อสั่งจ้าง ได้ตั้งต่อเมื่อได้รับอนุมัติเงินงวด และก่อนการส่งมอบอาหารมื้อแรกของนักเรียน
- จำนวนวันที่เขียนรายงานขอซื้อขอจ้าง ระบุระยะดำเนินการส่งมอบอาหาร เท่ากับเงินที่ อปท. อนุมัติเงินงวดมา เช่น 50 วัน 100 วัน
กรณีที่ 2
กรณีที่ 2 : โรงเรียนไม่ได้รับอนุมัติเงินงวดได้ทัน ก่อนอาหารมื้อแรกของวันเปิดภาคเรียน
กรณี 2.1
กรณี 2.1 : โรงเรียนไม่ได้รับอนุมัติเงินงวดได้ทัน แต่ทราบข้อมูลแล้วว่า อปท. จะอนุมัติเงินงวดและโอนเงินมาเมื่อใด
งานพัสดุ
- จัดทำเอกสาร TOR (เต็มรูปแบบ 10 หัวข้อ)
- จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างและประกาศผู้ชนะการเสนอราคา
- ลงนามในสัญญา/ใบสั่งซื้อจ้างได้ต่อเมื่อ เงินยืมได้รับการอนุมัติและได้มีการโอนเงินยืมเข้าบัญชีอาหารกลางวันแล้ว
- จำนวนวันที่เขียนรายงานขอซื้อขอจ้าง ระบุระยะดำเนินการส่งมอบอาหาร เป็นจำนวน 100 วัน (1 เทอม)
- เอกสารทั้งหมดต้องดำเนินการคู่ขนานไปกับกระบวนการยืมเงิน และเสร็จสิ้น อย่างน้อย 1 วันทำการก่อนเปิดภาคเรียน
- ดำเนินการในระบบ e-GP แบบ 1 รายงานขอซื้อขอจ้าง ครบกำหนดส่งมอบ 100 วัน กำหนดจำนวนงวดงานและงวดเงิน ตามดุลยพินิจของโรงเรียนเห็นว่าเหมาะสม
* งานการเงิน
- ทำบันทึกยืมเงินรายได้สถานศึกษาหรือเงินอุดหนุนอื่นๆ ในวงเงินเท่ากับงวดงานที่จะใช้เบิกจ่ายไปพลางก่อน ที่เงินจาก อปท จะได้รับอนุมัติเงินงวด ยกตัวอย่างเช่น วงเงินทั้งภาคเรียน 100,000 บาท จำนวน 10 งวด งวดละ 10,000 บาท และคาดการณ์ได้ว่า โรงเรียนจะต้องดำเนินการเบิกจ่ายไปก่อนได้รับเงินจาก อปท จำนวน 2 งวด จากทั้งหมด 10 งวด ให้โรงเรียนดำเนินการยืมเงินจำนวน 20,000 บาท ก่อน
- เมื่อได้รับอนุมัติยืมเงินจำนวนดังกล่าวแล้ว นำโอนเข้าบัญชีอาหารกลางวัน
- ให้กระบวนการทั้งหมด เสร็จสิ้น และเงินอยู่ในบัญชีอาหารกลางวันเรียบร้อย อย่างน้อย 1 วันทำการก่อนวันเปิดภาคเรียน
กรณี 2.2
กรณี 2.2 : โรงเรียนไม่ได้รับอนุมัติเงินงวดได้ทัน และไม่ทราบข้อมูลว่า อปท. จะอนุมัติเงินงวดและโอนเงินมาเมื่อใด
งานพัสดุ
- จัดทำเอกสาร TOR (เต็มรูปแบบ 10 หัวข้อ)
- จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างและประกาศผู้ชนะการเสนอราคา
- ลงนามในสัญญา/ใบสั่งซื้อจ้างได้ต่อเมื่อ เงินยืมได้รับการอนุมัติและได้มีการโอนเงินยืมเข้าบัญชีอาหารกลางวันแล้ว
- จำนวนวันที่เขียนรายงานขอซื้อขอจ้าง ระบุระยะดำเนินการส่งมอบอาหาร เป็นจำนวน 100 วัน (1 เทอม)
- เอกสารทั้งหมดต้องดำเนินการคู่ขนานไปกับกระบวนการยืมเงิน และเสร็จสิ้น อย่างน้อย 1 วันทำการก่อนเปิดภาคเรียน
- ดำเนินการในระบบ e-GP แบบ 1 รายงานขอซื้อขอจ้าง ครบกำหนดส่งมอบ 100 วัน กำหนดจำนวนงวดงานและงวดเงิน ตามดุลยพินิจของโรงเรียนเห็นว่าเหมาะสม
งานการเงิน
- ทำบันทึกยืมเงินรายได้สถานศึกษาหรือเงินอุดหนุนอื่นๆ ในวงเงินที่เพียงพอกับงวดการจ่ายเงิน ให้ผู้ขาย/ผู้รับจ้าง ไม่น้อยกว่าค่ามื้ออาหารสำหรับนักเรียนจำนวน 30 วัน
- เมื่อได้รับอนุมัติให้ยืมเงินจำนวนดังกล่าวแล้ว นำโอนเข้าบัญชีอาหารกลางวัน
- ให้กระบวนการทั้งหมด เสร็จสิ้น และเงินอยู่ในบัญชีอาหารกลางวันเรียบร้อย อย่างน้อย 1 วันทำการก่อนวันเปิดภาคเรียน
สรุปภาพรวมทั้ง 3 กรณี
สรุปภาพรวมทั้ง 3 กรณี
- ให้ดำเนินการตามกรณีที่ 1 ก่อนจะดีทีสุด โดยให้ประสานงานกับ อปท ก่อนวันเปิดเทอมอย่างน้อย 45 วัน เพื่อให้ได้รับอนุมัติเงินงวดค่าอาหารกลางวันได้ทันก่อนเปิดภาคเรียน
- หากไม่สามารถดำเนินการตามกรณีที่ 1 ได้ ควรดำเนินการตามกรณีที่ 2.1 ต่อไป เพื่อให้ทราบว่าต้องดำเนินการยืมเงินเพื่อเปิดสัญญา/ใบสั่งจ้าง เป็นจำนวนเงินเท่าใดและต้องยืมเงินจ่ายไปพลางก่อนถึงงวดใด เพื่อให้สามารถมีวงเงินเพื่อรองรับการทำสัญญาและเบิกจ่ายในงวดเงินที่ต้องเบิกจ่ายพลางก่อนนั้นได้
- กระบวนการทางการเงินและพัสดุ ควรดำเนินการควบคู่ขนานกันไปเพื่อให้เกิดความรวดเร็วคล่องตัว ในทางเอกสารและเงินรองรับในบัญชีให้พร้อมก่อนวันเปิดภาคเรียน